ارزیابی نگهداری و تعمیرات و عارضه یابی سازمان های بزرگ صنعتی
ارزیابی نگهداری و تعمیرات و یا ارزیابی دارایی های فیزیکی امکانی است برای عارضه یابی سازمان از نظر فعالیت هایی که برای نگهداشت و مدیریت تجهیزات کلیدی سازمان نیاز است. با ارزیابی نت می توانیم وضعیت روند مدیریت نگهداری و تعمیرات را در سازمان شناسایی و نسبت به عارضه های آن واکنش و اقدامات لازم را تعریف و اجرا کنیم.
آیا در سازمان‌های بزرگ دولتی یا با مدیریت دولتی مآب می‌توان یک سیستم مدیریت دارایی فیزیکی یا نگهداری و تعمیرات اثربخش را پیاده‌سازی کرد!؟
چند روز پیش یک گزارش کوتاه عارضه‌یابی برای یکی از مدیران سطح بالا یکی از وزارتخانه‌های صنعتی کشور در راستای اثربخشی مدیریت دارایی‌های فیزیکی در شرکت‌های تابع آن ارائه دادیم. پاسخ کوتاه به سوال فوق خیر است. سازمان‌های بزرگ که با نگرش مدیریت دولتی مدیریت می‌شوند امکان پیاده سازی اثربخش سیستم مدیریت دارایی فیزیکی یا نگهداری و تعمیرات در آنها نیست. منظور از مدیریت دولتی خود دولت فعلی و قبلی مدنظرمان نیست بلکه ساختار مدیریتی طبقه‌بندی شده آبشار مانند و نگرش بوروکراسی محور داخل آن و غیره است.
در این مطلب به عناوین زیر پرداخته شده است:
- عارضه یابی سازمان های بزرگ صنعتی
- اهداف ارزیابی نگهداری و تعمیرات و دارایی فیزیکی
- مراحل ارزیابی نگهداری و تعمیرات
- گزارشات ارزیابی نگهداری و تعمیرات
- افراد ارزیاب چگونه باشند؟
- چطور مدیریت نگهداری و تعمیرات سازمان را نگهداری کنیم؟
عارضه یابی سازمان های بزرگ صنعتی
بیش از ۲۵۰ سازمان بزرگ و متوسط دولتی یا خصولتی و مدل‌های مشابه آن در سطح کشور را در این چند سال اخیر ارزیابی کردیم و اکثر عارضه‌های آنها مشابه هم است! و شاید با درصد کمی نوسان نسبت بهم، یک مجموعه عارضه‌های مشابه برآنها حاکم است. موارد زیر می‌تواند از عمده موانع و چالش‌های عدم موفقیت اثربخشی نگهداری و تعمیرات و مدیریت دارایی‌های فیزیکی در سازمان‌های مذکور باشد:
- تغییر مدیران ارشد سازمان حدودا در کمتر از ۲ سال ماندگاری
- حضور مدیران ارشد انتصابی و بدون سابقه کار مفید در صنعت مرتبط
- ساختار سازمانی گسترده و مبتنی بر مدل طبقه‌بندی مشاغل (ساختار سازمانی باید مبتنی بر فرایندها و مدیریت کیفیت سازمان باشد پیرو ایزو ۹۰۰۱)
- تغییر و جابجایی نیروی انسانی در واحدهای مختلف سازمان
- ورود نیروی‌های انسانی ناکارآمد و سفارشی در سازمان
- بوروکراسی حاکم بر فرایندهای سازمان و قواعد زیاد آن
- گردش کارهای اضافی بین واحدهای سازمان و دوباره‌کاری‌های فراوان
- فرایندهای سمت‌ساز برای جذب نیروی انسانی بند ۵
- عدم استانداردسازی فعالیتهای نگهداری و تعمیرات
- نگرش تعمیراتی صرف نسبت به تجهیزات سازمان
- استفاده از نرم‌افزارهای نگهداری و تعمیرات نامناسب (که بیشتر اتوماسیون اداری واحد نت را دنبال می‌کنند!)
در عمل ۴ آیتم اول بیشترین نقش را داشته و تسریع کننده ایجاد بندهای بعدی هستند. سازمان های دولتی بیهوده در کنفرانس‌ها شرکت می‌کنند و بودجه فراوان برای استقرار نرم‌افزار نت صرف می‌شود ولی عملا خروجی آن به اندازه یک گزارش پخته در حوزه نگهداری و تعمیرات نیست! اخیرا هم که موضوع ارزیابی مدیریت دارایی فیزیکی در سطح کشور مطرح است. اما عارضه های فوق تا در سازمان های بزرگ صنعتی کشور فکر نشود نمی توانند گام مثبت و موثری و پایداری در زمینه سیستم های مدیریت دارایی فیزیکی و مدیریت نگهداری و تعمیرات بردارند. ( مدیریت دارایی های فیزیکی چیست ؟ Physical Asset Management PAM )
در این گونه سازمانها هیچ‌گاه هزینه‌های فنی و نگهداری و تعمیرات تجهیزات محاسبه نمی‌شود. نه امکانش را دارند و نه اجازه می‌دهند در این مسیر کسی کاری بکند! زیراکه پول در تعمیرات است از خرید قطعات یدکی گرفته تا حضور پیمانکار و بهینه‌سازی تجهیز و غیره ، برعکس آن نگهداری تجهیزات که کم هزینه‌ترین روش و کاهش هزینه‌های تعمیراتی را منجر می‌شود از جایگاه ضعیفی برخوردار است چون پولی درآن نیست!
اهداف ارزیابی نگهداری و تعمیرات و دارایی فیزیکی
- عارضه یابی فعالیت های نگهداری و تعمیرات سازمان
- بررسی وضعیت فعلی نت سازمان با استانداردهای سیستم نت روز دنیا
- شناسایی مشکلات و تعیین فرصت های بهبود در کلیه مراحل فعالیتهای نت
- شناسائی کفایت اجرای روشها و فعالیت های لازمه جهت تحقق اهداف سازمان
- سنجش اثربخشی فعالیت های نگهداری و تعمیرات تعریف شده در سازمان
- شناسائی فرصت های افزایش بهره وری در فعالیتهای نگهداری و تعمیرات
- تعریف برنامه انجام اقدامات اصلاحی در زمینه نگهداری و تعمیرات
- امکان سیاست گذاری های جدید در فعالیتهای نت سازمان
- تعریف نقشه مسیر بهبود سیستم مدیریت نگهداری وتعمیرات
مراحل ارزیابی نگهداری و تعمیرات
بزرگی سازمان ها ، گستردگی فعالیت های نگهداری و تعمیرات ، تعدد تجهیزات ، پراکندگی و تعداد زیاد پرسنل در حوزه نگهداری و تعمیرات ، روند انجام ممیزی نگهداری و تعمیرات را با چالش های و جذابیت های خاص خودش مواجه می سازد.به طوری که در فولاد خراسان مجبور شدیم سه نفر در چهار روز ممیزی نگهداری و تعمیرات انجام گردد.
مراحل ارزیابی نگهداری و تعمیرات را می توان برای مراحل ارزیابی دارایی فیزیکی نیز استفاده کرده که تیم ممیزی موارد زیر را مدنظر دارد:
- استراتژی نگهداری و تعمیرات سازمان
- ساختار سازمانی و آموزش پرسنل نت
- سیستم نت برنامه ریزی شده (نت پیشگیرانه و پیش بینانه)
- مدیریت ابزار نگهداری و تعمیرات
- مدیریت قطعات یدکی در نگهداری و تعمیرات
- وضعیت نظام آراستگی در کارگاه های تعمیرات
- کالیبراسیون ابزار اندازه گیری در نت و تولید
- مدیریت اطلاعات نت (نرم افزار )
- نحوه برخورد با خرابی ها و شکست تجهیزات
البته با توجه به هدف طرح ریزی شده برای انجام ممیزی نگهداری و تعمیرات عمق بررسی های موارد فوق متفاوت می باشد.برخی جاهای بروی بهبود سیستم مدیریت نت سازمان تمرکز دارند که عملا همه موارد باید جدی در نظر گرفته شود ولی برخی اوقات انجام ممیزی برای انتخاب نرم افزار نت می باشد که عمق ممیزی فرق می کند.
گزارشات ارزیابی نگهداری و تعمیرات
در گزارشات ممیزی نگهداری و تعمیرات موارد زیر را تقدیم واحدهای نگهداری و تعمیرات می شود:
- امتیاز ممیزی نگهداری و تعمیرات
- چک لیست ارزیابی نت
- نقشه راه بهبود سیستم نت
- شرح کار بهبود سیستم نت و تخمین زمان اجرای آن
- نیاز آموزشی در سیستم مدیریت نت
- ماژول ها و نیازمندیهای نرم افزار نت سازمان
این افتخار را داریم که اعلام کنیم بیشترین تعداد ممیزی نگهداری و تعمیرات در سطح کشور را تاکنون توسط تیم سایت نگهداری وتعمیرات بهره ور فراگیر(شرکت مشاوران تدبیر پرداز آویژه) انجام گرفته است به طوری که در سال بیش از ۱۰ ممیزی نت در سازمانها و صنایع مختلف کشور انجام می شود.لذا نوع ممیزی و نگاه به سیستم های مدیریت نگهداری و تعمیرات به شکل استانداردشده و با مهارت لازم انجام می شود و روند ممیزی به یک کلاس بزرگ عملی و کارگاه تخصصی نت تبدیل می شود و پرسنل واحدهای زیربط در یک رابطه یادگیری و آموزش دو طرفه در راستای بهبود سیستم نت سازمان قرار می گیرند.
افراد ارزیاب چگونه باشند؟
اکثر افرادی که عارضه یابی می کنند تجربه و سابقه بالایی ندارند و بیشتر حرف های سازمان را گرد آوری می کنند لذا به نظر من سابقه کار این فرد باید بیش از ۱۵ سال باشد و کارش مشاوره و صنعتی باشد.
اما هدف برای مدیریت خیلی مهم است.
مثلا گاهی شما می دانید مشکلات چیست ولی یک عارضه یابی دانسته های شما را تصدیق و صحه گذاری می کند و یا الویت بندی می کند و این به شما اطمینان خاطر بیشتری می دهد در این خصوص شما از دید مدیریت ارشد سازمان به این موضوع نگاه کنید.
ولی عارضه یابی تخصصی و با افراد با تجربه ضمن اینکه دانسته های شما را تصدیق می کند ممکن است که برخی موارد پنهان و یا نادانسته شما را نیز اعلام کند و یا اینکه موضوعی که شما فکر می کنی می دانید را تکمیل تر و پخته تر ارائه دهد.
بحث دیگر بر می گردد به مشاهدگری عارضه یابی به عنوان شخص ثالثی از سازمان شما اینجا او در فرآیند کاری سازمان شما نیست ولی در کنار شما مشاهده گر نحوه مدیریت سازمان و عکس العمل های کارکنان است و می تواند خیلی خوب مشکلات ارتباطی و رفتاری سازمان را با آنکه ممکن است همه فکر کنند می دانند شناسایی کند.
در این خصوص کتاب های آقای دکتر پیتر دراکر را توصیه می شود مطالعه کنید بخصوص اینکه کتابی تحت عنوان “ماجراهای یک مشاهده گر” دارد.
بیشترین بهره مندی را هنگامی از عارضه یابی خواهید برد که اهداف را برای خود شفاف کرده باشید و از افراد با تجربه و متفکر در این کار استفاده کنید گاها فقط حضور یک مشاور و عارضه یاب در یک سازمان به مدت سه ماه یا شش ماه گاه یک سال ممکن است توصیه و پیشنهادی ارائه دهد که ارزش افزوده زیادی برای سازمان به ارمغان آورد.
به عنوان مثال چند ماه پیش بعنوان عارضه یابی یک سازمان مهندسی و تولیدی که کار مهندسی معکوس انجام می داد حضور یافتیم بعد از دو ماه ارتباط را قطع کردم و تاکید کردم باید قبل از حضورم یک فرد قوی در سازمان مدیریت کارخانه را در دست بگیرد چون نداشتند از طرف ما کسی معرفی و با بالاترین حقوق معمول و عرف آن سازمان در حال کار است از آن به بعد در سازمان برای مشاوره حضور یافتیم الان با گذشت فقط دو ماه بسیاری از مشکلات و بی برنامگی ها و عدم رضایت مشتریان کم شده است
چرا چون در عارضه یابی تشخیص دادیم دلیل بی سیستمی بودن سازمان (این موضوع را همه کارکنان و مدیریت ارشد سازمان می دانست) نبود فرد قوی در مباحث مدیریتی کارخانه است و کارها تا انتها پیگیری نمی شود چون خود مدیریت ارشد سازمان در زمینه مباحث مهندسی و ساخت گرایش دارد و نه در مدیریت منابع انسانی سازمان لذا افراد زیر دست و استخدام شده نیز بر حسب آنچه ضرورت دارد کار می کنند و بیشترین گرایش مهندسی و تولید است و سیستم گرایی و نگرش مدیریتی در کل ضعیف است.
چطور مدیریت نگهداری و تعمیرات سازمان را نگهداری کنیم؟
در هر کارخانه و سازمانی بغیر از اینکه یک سیستم نگهداری و تعمیرات برای تجهیزات سازمان نیاز داریم برنامه و اقداماتی نیز برای نگهداری خود این سیستم نیاز می باشد که همیشه بروز و پویا باشد و اثربخشی لازم در کاهش هزینه های سازمان و سلامت مستمر تجهیزات ایفا کند.برای حفظ و نگهداری سیستم نت سازمان باید موارد زیر را مدنظر داشت:
۱- آموزش و ارتقاء مهارت های پرسنل نگهداری و تعمیرات به صورت مستمر و پایدار
۲- پایش ، کنترل و ارتقاء انگیزه پرسنل واحد نگهداری و تعمیرات
۳- انجام ارزیابی نگهداری و تعمیرات در بازه های شش ماه و یک ساله
۴- بازنگری برنامه های زمانی طرح ریزی شده در فعالیتهای نت پیشگیرانه و پیش بینانه در تناوبهای شش ماه
۵- تجزیه و تحلیل مستمر خرابی های اضطراری و تعریف اقدامات اصلاحی و بازبینی برنامه نت پیشگیرانه و پیشبینانه
مجموعه فعالیت های ۵ گانه فوق باعث بروزداری ، حفظ و نگهداری سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات سازمان می گردد.
سلام
برای پژوهش خودم نیاز به یک منبع دارم که نقش فرهنگ و اقتصاد و بروکراسی دولتی و شبه دولتی را در استقرار موفق سیستم ها یا استراتژی های مختلف تعمیرات و نگهداری ارائه کند