حجم زیاد داده ها و اطلاعات نگهداری و تعمیرات کنترل کنید

عموما اطلاعات فعالیت های نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه توسط چک لیست های اپراتوری ، هفتگی و ماهانه گردآوری می گردد.نکته مهم نحوه گردآوری، مقدار ثبت و ذخیره اطلاعات و داده ها می باشد. حال چه به صورت کاغذی یا داخل نرم افزار نت انجام می گردد.
در ارزیابی های که از سازمان ها و صنایع مختلف در سطح کشور داشته ام متوجه شدم که برخی با وسواس خاص کلیه اطلاعات از جزئی ترین فعالیت های نگهداری و تعمیرات تجهیزات را گردآوری می کنند به طوری که حجم بسیار زیادی کاغذ یا بانک اطلاعاتی سنگین از اطلاعات گردآوری شده تجمع پیدا کرده است. مثلا در یکی از کارخانجات صنعت خودرو روزانه بیش از 5،000 داده مختلف در سطح کارخانه جمع می شد!! که بیشتر سهم آنها مربوط به فرم های اپراتوری بود و توسط نفرات به صورت پراکنده در نرم افزار ثبت می شد و یا در نیروگاه برق چک لیستی برای بازدیدهای روزانه با جزئیات فراوان پر می گردید. حدودا یک سال پیش در کارخانه ای بزرگ که تولید کننده انواع کابل بود، وقتی وارد اتاق واحد برنامه ریزی نت شدم بقدری زونکن و کاغذ در طبقات و کف زمین بود، متعجب شدم و فکر کردم واحد بایگانی یا آرشیو فنی سازمان نیز در آنجا مستقر است! اما کلیه مستندات مربوط به واحد نگهداری و تعمیرات در خصوص فرم ها و چک لیست های روزانه اپراتوری و پرسنل نت بود!!

این فرم پر کردن های مستمر و زیاد در نهایت، تحلیل و آنالیز لازم را  نداشتند و اکثرا اشاره به اجبار سیستم مدیریت کیفیت سازمان داشتند که این فرم ها ایجاد و ممیزی می شد.
در جدول زیر لیستی پیشنهادی و منتخب از عناوین اصلی و مهم نگهداری پیشگیرانه آمده است که سطح ثبت اطلاعات نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه را تشریح می کند:

در خصوص مواردی که ثبت نمی کنید اگر عدم انطباقی مشاهده شد فرم درخواست تعمیرات پیشگیرانه صادر می شود و به کد فعالیت چک لیست نت پیشگیرانه ارجاع داده می شود و اطلاعات لازم در آن ثبت می گردد.
اگر هر اطلاعاتی را بریز بخواهید ثبت کنید و وسواس نشان دهید وقت، هزینه و حوصله پرسنل سازمان را هدر داده اید. ضمن اینکه از داده های ثبت شده باید هدف خاصی را دنبال کنید.